Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mengunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam
tugas sehari-hari dalam kantor.
A.
pengertian surat dinas
surat dinas di tulis untuk keperluan
komunikasi antar kantor satu dan kantor lain atau antar organisasi. Surat dinas di buat oleh seseorang
yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintahan sehingga surat ini di
sebut dengan surat jabatan .
syarat
sebuah surat dinas yaitu:
1.
format dan bentuk surat menarik, yakni tempat teratur dan tidak di letakkan
seenaknya, isi tidak terlalu panjang yaitu langsung pada sasaran.
2.
bahasa harus jelas, padat, baku, umum yaitu harus komunikatif, sopan, mudah di
pahami, simpatik dan tidak menyinggung perasaan dan menggambarkan citra
pengirimnya.
.beberara
jenis surat yang termasuk surat dinas:
1.
surat permohonan
adalah surat yang berisi permohonan
atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
2.
surat pemberitahuan
adalah surat pemberitahuan berisi
suatu pengumuman sosialisasi informasi baru yang perlu di ketahui oleh pihak
lain yang terkait.
3.
surat keterangan
adalah surat yang berisi tenteng
keterangan resmi tentang status atau kondisi seseorang atau barang yang di
keluarkan oleh pejabat yang berwenang.
4.
surat kelakuan baik , harus di sebutkan :
a. data pribadi dan jabatan jabatan
pihak yang membuat keterangan
b. data pribadi pihak yang di
terangkan
c. isi keterangan
d. pernyataan bahwa yang di buat
benar
e. keterangan tinggal berlakunya
surat
5.
memo dan nota dinas
adalah singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata memori yang berarti ingatan sedangkan istilah
nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
B. penulisan surat yang baik dan benar
syarat-syarat
menyusun surat yang baik dan benar :
a. tidak mengandung makna ganda
b. antara penerima dan pengirim
memeliki maksud yang sama
c. sederhana
d. tepat menggunakan kata dalam
pemakaian
e. tulisanya tersusun rapi dan
berurutan
bahasa
yang digunakakn :
a. mengutamakan sama drajat
b. tegas
c. mudah di mengerti oleh pembaca
d. menggunakan bahasa yang sopan
e. jelas antara penulis dan pembaca
Tidak ada komentar:
Posting Komentar